KALTIMWARA.COM - SAMARINDA - Selain sebagai aktivitas penyimpanan dokumen, arsip juga punya peran penting. Sebab, dokumen yang disimpan, umumnya punya peran krusial sebagai rujukan informasi pada masa mendatang. Karena itu, arsip tidak bisa dipandang sebelah mata sebagai aktivitas mengumpulkan dan menyimpan berkas.

“Tidak ada yang tidak penting. Seperti akte kelahiran kalau mau masuk sekolah, paspor kalau mau bepergian ke luar negeri. Arsip itu penting,” ujar Kabid Pengelolaan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Dyayadi.

Lebih jauh, kualitas pengarsipan tidak jarang menjadi indikator penentu reputasi sebuah organisasi. Sebab, tidak lengkapnya sebuah data akibat dari pengarsipan yang tak memadai, bisa mengancam misi organisasi dalam mencapai sebuah tujuan. “Informasi dari arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja,” katanya.

Arsip jadi rujukan informasi seputar keberhasilan, kegagalan, ataupun penyimpangan dalam suatu kegiatan organisasi. Sayangnya, pengarsipan belum dianggap vital. Umumnya karena prosesnya yang tidak sederhana. Karena itu, menurutnya perlu adanya petunjuk kerja yang praktis tentang pengelolaan arsip hingga kelak digunakan kembali.

“Oleh karena itu, DPK Kaltim sebagai perpanjangan tangan Pemprov Kaltim, mempunyai tugas yang sangat penting. Tidak hanya pelayanan instansi di lingkup pemerintah, juga dituntut aktif dalam pelayanan kepada masyarakat dalam upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah,” tutup Dyayadi. (adv/hms/dpk)