KALTIMWARA.COM - SAMARINDA - Tertib mengarsip harus diwujudkan di semua jenjang, semua kalangan. Apalagi di lingkungan pemerintahan. Hal tersebut yang menjadi atensi arsiparis ahli muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Dewi Susanti saat mengisi bimbingan teknis (bimtek) pengelolaan kearsipan kecamatan di lingkungan pemerintah daerah Kutai Timur 2023. Kegiatan tersebut terlaksana di Midtown Hotel Samarinda, 9-10 November.

Hal tersebut Dewi tekankan kepada para staf Kecamatan Bengalon Kutai Timur, sebagai peserta. Beberapa hal yang menjadi catatannya adalah agar staf Kecamatan Bengalon merapikan arsip dan mengelolanya di record center. “Jadi supaya bidang-bidang tertib arsipnya dan tidak berantakan. Arsip yang minimal di bawah 2020 wajib diserahkan ke record center untuk disimpan. Dengan syarat arsip itu sudah dibenahi masuk folder, masuk box arsip, dibuatkan daftar arsipnya, berita acara,” jelas Dewi.

Dewi juga meminta kecamatan melengkapi semua instrumen kearsipan sesuai aturan. Sehingga nanti tercipta keseragam pakem di semua bidang. Tertib arsip akan berdampak pada lingkungan kerja di Kecamatan Bengalon menjadi lebih rapi dan nyaman. Tidak ada tumpukan kertas yang menganggur atau tertumpuk tidak digunakan.

“Semua bergerak serentak. Untuk masing-masing gerakan tertib arsip. Ruang kantor nyaman, enggak sumpek dan penuh,” tambahnya. Selain itu, karena peserta yang hadir dari bidang yang bervariasi dan tidak hanya kearsipan.

Dewi mengingatkan pentingnya kearsipan bagi seluruh individu. Karena sebagai ASN tidak bisa dilepaskan dari mutasi sewaktu-waktu. “Penetapan SDM kearsipan secara lebih fokus dan profesional. Siapapun dan di manapun ketika menduduki atau memangku jabatan apapun di situ arsip tolong dibenahi jadi nanti menyerahkan ke record center sudah dibenahi,” terang Dewi.

Dirinya menilai, pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab pihak kearsipan atau tenaga arsip. Seluruh bidang punya tanggung jawab yang sama dalam membantu pengelolaan yang rapi dan dimulai dari bidang masing-masing.

Dewi juga mengingatkan pentingnya penyerahan arsip ke lembaga arsip daerah di Kutai Timur sebagai lembaga pengelolaan di tingkat daerah. “Yang di bawah 2010 sudah tidak ada di kecamatan, harus ada di lembaga kearsipan daerah. Diserahkan ke sana. Tapi akan diakuisisi kalau rapi. Jadi selaku camat menyerahkan ke DPK Kutai Timur,” pungkasnya. (adv/hms/DPK)